Solicitudes de Firma Individual

Solicitud de Firma Individual

En esta sección, encontrarás como enviar a firma los distintos documentos del trabajador de manera individual.

Antes de comenzar, algunas consideraciones para enviar a firma:

• Debes tener generado el documento que deseas enviar a firma  en la carpeta del trabajador, o generarlo antes del flujo.
• Tanto el trabajador como quien figurará como contraparte de firmado (por parte de la empresa), deben estar enrolados para poder firmar.
• El documento a enviar a firma, debe estar en formato PDF, versión superior a 1.2 ( ya sea a generado desde Talana o cargado directo a la ficha del trabajador)
• Define el flujo de firma que este documento tendrá, para que la solicitud sea más expedita.
• Asegúrate que todos los trabajadores, incluidas las contrapartes, tengan en su ficha el número de teléfono personal y su email personal. Además de validar que tengan asignado también, el permiso para poder acceder a la app para firmar (Lo encuentras en la pestaña condiciones -> Permisos ->"permitir ingreso Talana")
• El número de teléfono en la ficha debe estar ingresado con 9 dígitos (Ejemplo: 978962456), y debe ser igual al que se muestra al momento de crear el enrolamiento.

Las solicitudes de firma individual se realizan desde la ficha del trabajador, desde la ruta que se detalla a continuación:

Ficha 1

Desde la ficha del trabajador -> pestaña carpeta, posiciónate en la carpeta en que guardaste el documento que deseas enviar a firma:

Luego busca el documento y en la columna "Firma", haz clic en el icono de "llave" color gris:

Ahora, debes ingresar a la o las  contrapartes, el flujo de firma (orden en que firmarán las partes) e indicar si el trabajador debe firmar el documento:

Forma de solicitar firmas: Es el flujo de firma, que define el orden en que las partes firmarán el documento.

¿Solicitar firma al trabajador? Indicar si el trabajador debe o no firmar el documento que se está enviando a firma. Al seleccionar "No", solo firmará la contraparte indicada en el flujo.

Contraparte: Ingresa la contraparte que firmará el documento

Segunda contraparte (opcional): Si el flujo tiene más de una contraparte que debe firmar el documento, ingrésala en este campo. En caso contrario, se deja en blanco

Para finalizar el proceso, haz clic en "Solicitar firma" y se enviará el sms y correo con la notificación a las partes firmantes:

Una vez que enviamos a firma el documento, este cambia de estado al visualizar su carpeta nuevamente:

Y al hacer clic en el reloj de "Esperando firma", podrás visualizar de las partes quienes ya  firmaron y quienes no:

Glosario de estados

• Icono llave gris: Documento sin flujo de firma digital

• Icono reloj naranjo: Documento con flujo de firma, pero pendiente de firma ( por todas o alguna de las partes firmantes)

Al hacer clic en el reloj, podrás visualizar quienes aún no han firmado:

• Icono Check Verde: Documento firmado por todas las partes

Si este icono figura al hacer clic en el reloj, indicará la parte firmante que ya firmó el documento figurando el icono al lado del nombre.

Ficha 2

Desde la ficha del trabajador > pestaña carpeta, posiciónate en la carpeta en que guardaste el documento que deseas enviar a firma:

Luego busca el documento y en la columna "Firma", haz clic en el icono de "llave" color azul:

Ahora, debes ingresar a la o las  contrapartes, el flujo de firma (orden en que firmarán las partes) e indicar si el trabajador debe firmar el documento:

• Envió de solicitud: Es el flujo de firma, que define el orden en que las partes firmarán el documento.
• Contraparte 1: Ingresa la contraparte que firmará el documento
• Contraparte 2(opcional): Si el flujo tiene más de una contraparte que debe firmar el documento, ingrésala en este campo. En caso contrario, se deja en blanco

Para finalizar el proceso, haz clic en "Solicitar firma" y se enviará el sms y correo con la notificación a las partes firmantes:

Una vez que enviamos a firma el documento, este cambia de estado al visualizar su carpeta nuevamente:

Y al hacer clic en el reloj de "Esperando firma", podrás visualizar de las partes quienes ya  firmaron y quienes no: