Gestión de Vacaciones

En este apartado, podrás ingresar, editar o eliminar  solicitudes de vacaciones del los trabajadores de forma individual y masiva (en algunos casos)

Además, en la ficha podrás visualizar el saldo devengado al día de hoy, tanto de días normales como progresivos ( si corresponde)

Carga individual 

Ficha 1:

Desde la ficha del trabajador ( sin editar) -> pestaña vacaciones -> agregar vacaciones:

Puedes seleccionar el tipo de días a rebajar de la solicitud : normales o progresivos ( si no tienes la opción, se debe activar), y automáticamente el sistema calcula la fecha de retorno con tan solo ingresar la fecha de inicio y los días a tomar:

Para eliminar el la solicitud, también se puede realizar desde la ficha, con la opción "x" (ver foto anterior)

Ficha 2:

Desde la ficha del trabajador ( sin editar) -> pestaña ausencias -> acá te posicionas en "vacaciones" y luego "ingresar vacaciones"

Para eliminar el la solicitud, también se puede realizar desde la ficha desde "acciones":

Flujo de aprobación

Una vez ingresado el comprobante, este debe ser aprobado o rechazado por la jefatura directa del trabajador, establecida en la ficha:

La jefatura recibe un email con la solicitud de vacaciones y también una notificación en Talana next (app) -> Para que esto suceda debe tener habilitadas las notificaciones de la aplicación

De esta forma, podrá aprobar o rechazar la solicitud directamente desde el email, ingresando a Talana Next -> mi mundo -> Solicitudes de mi equipo , o al portal web https://mi.talana.com/

O, el administrador de la plataforma puede también aprobar o rechazar las solicitudes, directo desde la ficha del trabajador, con la opción de editar:

Una vez aprobada la solicitud, esta será rebajada de saldo de vacaciones de la ficha del trabajador, y se genera el comprobante con el detalle de la solicitud, de la cual el trabajador recibe una copia en su correo persona definido en su ficha.

Carga masiva

Para cargar ausencias de forma masiva, debes ir a menú lateral -> carga de datos  -> otros cargadores ->Vacaciones y descargar la planilla de ejemplo

Acá podrás cargar solicitudes de vacaciones que idealmente ya han sido aprobadas (históricas)

Campos a cargar:

1. Empleado: Rut del empleado. (Obligatorio)
2. Vacaciones Desde: Fecha de inicio de las vacaciones tomadas por el trabajador, formato definido en la planilla (Obligatorio)
3. Número Días: Cantidad de días tomados. (Obligatorio)
4. Medios Días: Indicar si los días tomas son medios días o no. (Obligatorio)
5. Tipo de Días: Podrás seleccionar si los días tomados son normales o progresivos
6. Aprobada: Podrás cargar el estado de las vacaciones (aprobadas, pendientes o rechazadas) si son cargadas como pendientes llegará un correo a la jefatura del trabajador. (Obligatorio)
7. Identificador de contrato: Esta opción solo la debes completar si trabajas con código de contrato (forma de identificar los contratos, cuando es 2 o más durante el mes)
8. Jornada: Este campo es para indicar la jornada en que fueron tomas las vacaciones. Cómo es campo con selector lo debes de completar si o si, esta columna está sujeta a lo que indiques en la columna “d” (es medio día o no) que manda sobre esta columna. (Obligatorio)
9. Observaciones: Campo libre para indicar alguna observación de las vacaciones que ingresas, es opcional.

Una vez lista la planilla, para la carga puedes utilizar la opción " subir nuevos" para registros que no han sido cargados antes en la plataforma o "Actualizar los que están, y cargar los que no están"

A continuación te dejamos el video con el paso a paso para la carga:

Línea base de vacaciones

La línea base de vacaciones sirve para definir en la plataforma el saldo de días disponibles a una fecha determinada, saldo desde el cual la plataforma calculará lo devengado hacia adelante manteniendo el factor mensual del trabajador para los días proporcionales y progresivos (año a año)

Es un forma de indicar un antes y después en el saldo, vale decir todas las vacaciones que cargues con fecha posterior a la indicada en la carga afectará en el saldo que indiques, si cargas vacaciones con fecha anterior a la que indicas en la carga no afectará el saldo que estas cargando.

Carga individual

Desde herramientas avanzadas -> Carga de vacaciones iniciales

Busca a la persona ya sea por rut, nombre o apellido y podrás agregarla para la carga. Debes ingresar la fecha a la cual se ingresará la línea base (pueden ser fechas distintas por trabajador), la cantidad de días normales disponibles, progresivos y zona extrema si corresponde (Acá siempre debes cargar valores, si no tiene días de zona extrema por ejemplo, debes cargar el valor 0, que informa un saldo de 0 días a dicha fecha)

Luego "guardar" con el disquete color verde 

Desde acá también puedes agregar a varias personas, con los filtros disponibles, o simplemente uno a uno. 

Al seleccionar la fila desde le check box que figura debajo dek rut, podrás eliminar líneas bases cargadas de uno o más trabajadores, con el basurero color rojo:

También, del listado de trabajadores que estás visualizando, con el icono excel disponible, podrás obtener las líneas bases cargadas en un informe para revisión:

*Los saldos a cargar son a día vencido, por lo tanto, si queremos que el saldo se visualice hoy, debe ser cargado con fecha del día anterior.

Carga Masiva

Para cargar líneas bases de forma masiva, debes ir a menú lateral -> carga de datos -> otros cargadores -> línea base de vacaciones  y descargas la planilla de ejemplo

Campos a completar:

1. Empleado: Rut del trabajador al que se actualiza su línea base. (Obligatorio)
2. A la fecha: acá ingresas la fecha a la que tendrá el saldo de días que se ingresan en la columna C, D y E. (Obligatorio)
3. Días Normales: Saldo o Cantidad de días normales o proporcionales de vacaciones que tiene el trabajador. (Obligatorio)
4. Días Progresivos: Saldo o cantidad de días Progresivos que tiene el trabajador a la fecha que indiques. (Obligatorio)
5. Días Zona Extrema: Solo aplica para las empresas y personas que trabajen en zona extrema (zona sur). Si tu no cuentas con sucursales en esa zona debes cargar el campo con valor 0. (Obligatorio)

A continuación, un video con el paso a paso:

Vacaciones progresivas:

¿En qué consiste el feriado progresivo?

El beneficio de feriado progresivo o “vacaciones progresivas”, consiste en el derecho de todo trabajador a sumar un día de vacaciones, por cada 3 nuevos años trabajados para su actual empleador, siempre y cuando cuente con 10 años trabajados (120 cotizaciones previsionales) para el actual o anteriores empleadores.

 

Por lo tanto, para tener derecho a un primer día de feriado progresivo se debe cumplir con los siguientes requisitos:

a) Tener la base de 10 años trabajados, con el actual o anteriores empleadores.

b) Cumplir 3 nuevos años con el actual empleador.

Los días de feriado progresivo se agregan de forma permanente al feriado anual del trabajador, incrementándose en un día cada 3 nuevos años, siempre que no cambie de empleador.

Si el trabajador cambia de empleador perderá los días de feriado progresivo y el tiempo laborado solo le servirá para completar la base de 10 años ante el nuevo empleador.

Solo al cumplir 3 años de antigüedad con el nuevo empleador volverá a tener derecho a un primer día de feriado progresivo.

(Ver: Código del Trabajo, artículo 68; Dictamen 4551/222 de 21/07/1995)

 

¿Cómo cargo el beneficio en Talana?

En Talana debes ingresar los "meses imponibles reconocidos" con otros empleadores (hasta el tope de cotizaciones reconocidas -> 10 años que equivale a 120 meses cotizados)

Para eso, con el certificado en mano debes primero calcular la antiguedad del trabajador desde que está trabajando con ustedes y eso pasarlo a meses.

Luego, tomar hasta la fecha de presentación del cetificado, los meses que el documento informa y restar el tiempo trabajado con ustedes, para obtener el tiempo trabajado con otros empleadores en meses, que es el dato que no conocemos.

 

Ejemplo:
Si la persona presentó el certificado de vacaciones en enero 2019, que dice tiene 15 años y 3 meses cotizados.
Dato extra: fecha de ingreso de la persona -> 01/06/2015
Entonces el tiempo trabajado hasta enero 2019 es : 3 años y 7 meses, traspasado a meses -> 43
Los 15 años y 3 meses traspasado a meses es -> 183
Entonces es 183 - 43 = 140
Esos son los meses imponibles que se ingresa en la ficha del trabajador, hasta el tope de 120 (10 años, tope de años que se reconocen)

 

A continuación el paso a paso para ingresar este dato en ambas fichas: 

Ficha 1

Para registrar esta información, deber ir a la ficha del trabajador → Editar ficha → Pestaña condiciones →Beneficios → "Meses imponibles reconocidos"  (se puede registrar hasta el tope de 120 meses) y en "Meses Imponibles Reconocidos Desde" poner la fecha en que se presentó el certificado (si y solo si el certificado ha sido presentado de forma tardía por el trabajador)

Es importante que todas aquellas personas con días progresivos, tengan ingresado en su ficha los meses imponibles reconocidos como campo Obligatorio.

Ficha 2

Deber ir a la ficha del trabajador→ Pestaña contrato-> Editar → Acuerdo adicionales → "Meses imponibles reconocidos"

Importante: 

• Los días progresivos se devengan de forma anual (no tiene el mismo tratamiento de los días proporcionales, que se devengan mes a mes).
• Si la el trabajador cumple con el actual empleador ambos requisitos (10 años y 3 con el mismo empleador), el sistema calculará automáticamente los días progresivos a contar del año 13, que es cuando cumple ambos requisitos.